Blog Rik en Koen: Kenniscoaches op afstand

Koen zit ontspannen aan tafel. Rik lijkt thuis op zolder te zitten.

Niet de normale gang van zaken, want de mannen zitten normaal gesproken bij de opdrachtgever op locatie of op kantoor in Den Bosch. Af en toe een dag thuiswerken zijn ze wel gewend, maar voor zo’n lange tijd is voor hen ook nieuw.

En als kenniscoach vraagt het in deze periode ook om een andere invulling van hun rol. Even elkaar in het echt zien kan nu niet.

Wat houdt hun rol als kenniscoach nu in? En wat is hun toegevoegde waarde nog op afstand?

Het nieuwe normaal

Koen: “Op dit moment is onze grootste toegevoegde waarde om gerust te stellen. Aan ons de taak om onze mensen te leren omgaan met de situatie. Dit gaat niet om een paar dagen, maar om een langere periode. En dat kan soms lastig zijn.”

Volgens Rik is het belangrijk om ook nu zichtbaar te zijn. “Onze mensen komen tijdelijk ondersteunen. Normaal gesproken kun je op de werkvloer je voelsprieten uitzetten en kijken waar je nog meer kan helpen. Op die manier blijf je je eigen werk creëren. Als je niet zichtbaar bent, dan word je voorbij gelopen en droogt je werk op.

We moeten ervoor waken dat iedereen scherp blijft. En dat ze in beeld blijven. Daar gaan veel gesprekken nu over; hoe laat je jezelf zien?”

Tijd voor andere dingen

“We zien ook dat er nu ineens tijd is voor ‘achterstallig onderhoud’,”zegt Koen. “Dingen die normaal gesproken blijven liggen, kunnen nu opgepakt worden. Klinkt vanzelfsprekend misschien, maar het is wel fijn als iemand je daar op wijst. Ook daar ligt een taak voor ons.

Op dit moment zijn er minder overleggen en dat betekent ook direct minder werk voor onze mensen. Het zou zonde zijn om die tijd niet te gebruiken om straks met een schone lei door te kunnen.”

Overleg kan ook anders

Overleg is nodig en overleg is goed volgens Rik. “Maar dat wil niet zeggen dat het niet anders kan. We moeten nu wel even anders. In plaats van fysiek bij elkaar in een meetingroom, zitten we nu virtueel bij elkaar in Skype, Zoom, Teams of Meet. We hebben meer opties dan ooit om met elkaar in overleg te gaan.

Of we nu alleen nog maar op deze manier moeten overleggen? Ik denk het niet, maar het is goed dat we nu ervaren dat het kan en dat het werkt.”

Geen grote transitie

Rik: “De meeste gemeenten waren al ingericht op thuiswerken. Het was dus ook geen hele grote transitie om meer vanuit huis te werken. Alle systemen waren er al en af en toe een keer thuiswerken was al heel gewoon.

Op dat gebied hebben wij als kenniscoaches weinig toegevoegde waarde. Daarnaast heeft iedere gemeente zo z’n eigen systeem en processen waar wij geen kennis van hebben. Daar kunnen we onze mensen ook niet direct in bijstaan.

Wat wel interessant is, is om te kijken naar de verschillen per gemeente. Ik spreek mijn coachees minimaal één keer per week en dan hebben we het hier ook over. Kennisdeling werkt namelijk twee kanten op. Wellicht werkt er iets heel goed bij de ene gemeente waar een ander profijt bij heeft.” 

Ook wij leren

“Het is niet alleen een leerproces voor onze mensen,” zegt Koen. “Ook wij leren in deze situatie. Vanmiddag staat er namelijk een kennissessie op de planning over smart mobility. Normaal gesproken zouden we daar een ruimte voor regelen en elkaar in het echt treffen.

Nu moeten we even kijken wat het best werkt. Zoals eerder gezegd zijn er veel verschillende tools, met elk hun voordelen, maar ook hun beperkingen. Het is interessant om uit te zoeken welke tool in dit geval het beste werkt.”

Laten we het luchtig houden

Rik: “Het is verschrikkelijk wat er gebeurt, maar buiten ons houden aan de maatregelen kunnen we daar verder niet zoveel aan doen. Wat we wel kunnen doen is het allemaal een beetje luchtig houden. Af en toe wat humor, veel contact houden met elkaar.

Bij tijdelijke inhuur is het normaal gesproken al een uitdaging om je mensen betrokken te houden, ze zitten namelijk het grootste deel van hun werktijd bij de opdrachtgever. Nu is die uitdaging nog groter geworden.

Een belangrijk moment om medewerkers betrokken te houden is ons personeelsuitje dat binnenkort op de agenda staat. Dat kan helaas niet doorgaan. Maar hoe kunnen we zo’n belangrijk moment virtueel toch inzetten om betrokkenheid te behouden en te vergroten?” Daar ligt ook de toegevoegde waarde voor kenniscoaches volgens Rik.

Een stem én een gezicht

“We belden al regelmatig met elkaar, maar nu maken we meer gebruik van video calls. Even praten met elkaar is al fijn, maar met een gezicht erbij heb je nog minder het idee dat je alleen bent.

En dat is heel belangrijk voor onze mensen om te weten. Dat ze niet alleen zijn. Dat we hier samen doorheen moeten en dat we hier samen uit gaan komen.”