Hoe denken collega’s over bepaalde thema’s? Waar lopen zij tegenaan? Wat is hun ervaring? Laten we even bijpraten over het vak. Bakkie erbij?
Daan Luiten gaat in gesprek met Jan Vos, een ervaren projectmanager mobiliteit. Juist in het vak projectmanagement wil Daan zich verder ontwikkelen en vraagt Jan om tips. Want wie kan je beter om tips vragen dan een ouwe rot in het vak?
Over Daan Luiten
Op dit moment vervult Daan een gecombineerde opdracht voor de gemeente Den Haag. Hij is hier actief als verkeerskundig ontwerper/adviseur en sinds vorig jaar óók als verkeerskundig projectleider. Zijn inzet in Den Haag eindigt definitief per 1 maart. Vanaf 1 januari zet hij al de eerste stappen in zijn nieuwe opdracht als junior projectmanager 30 km zones bij de gemeente Amsterdam.
Over Jan Vos
Jan is opgeleid als verkeerskundige. Door de jaren heen hebben zijn werkzaamheden zich verlegd. Hij hield zich bezig met de aanleg van wegen en bruggen, de bereikbaarheid van woonwijken en herstructureringen. Daarna is hij echt het brede ruimtelijke veld ingegaan. Onlangs nam Jan een interessante afslag, zoals hij het zelf noemt. Als verbinder schuift hij aan bij de gebiedsgerichte aanpak van stikstof en veenweidebodemdaling van de Provincie Overijssel.
Daan
Waar ik nog zoekende in ben, is hoe ik moet omgaan met weerstand in het team. Soms heb je te maken met mensen die niet willen buigen en bij hun standpunt blijven: my way or the highway. Hoe ga jij daarmee om Jan?
Jan
Je voelt op een gegeven moment aan dat er iets speelt, als je bijvoorbeeld merkt dat het ergens wel erg stil is. Het is goed om dan eens poolshoogte te nemen.
Die voelsprieten ontwikkel je gaandeweg steeds beter. Goed projectmanagement is zoiets als zeilen. Je hoeft niet continu je spierballen te laten zien, maar je houdt altijd een hand aan het roer en een blik op de zeilen. Daar moet de wind wel in blijven. En soms moet je een keer overstag.
Realiseer je goed dat je niet altijd tot consensus komt. Vaak is consent bereiken het uiterst haalbare, en ligt daar de weg om door te gaan. Niet iedereen is het dan op alle punten eens met de gekozen weg, maar zolang er geen onoverkomelijke bezwaren zijn besluit je door te gaan.
Weerstand in een project heb je altijd. Overigens kun je die weerstand benaderen op basis van autoriteit of op basis van inhoud. De autoritaire manier ‘ik bepaal’ zie je niet veel meer, maar als je je keuzes goed kunt beargumenteren, kun je ook veel bereiken.
Het helpt ook om even een stapje terug te doen en het veld te overzien. Vaak til ik conflicten uit de projectgroep en hou een overleg met een kleine groep. Zo kan ik goed uitzoeken waar het probleem zit.
Een andere optie is om de beslissing aan iemand anders te laten. Laat de keuze bij je opdrachtgever bijvoorbeeld.
Daan
De beslissing bij iemand anders laten, dat is een goede tip.
Vanuit inhoud een project managen dat is precies waar ik me in wil bekwamen. In standpunten en mensen bij elkaar brengen om tot een resultaat te komen.
Maar wat ik me afvraag is welk kennisniveau je moet hebben als projectleider. Met inhoud kan ik mensen overtuigen, maar als projectleider kan ik onmogelijk alle details kennen en overal verstand van hebben. Hoe ga jij daarmee om?
Jan
Het project waar ik me nu mee bezighoud voor de provincie Overijssel is een mooi voorbeeld. Ik heb geen kennis van stikstof of bodemdaling in veenweidegebieden, maar daarvoor zitten andere mensen aan tafel. Mijn rol als verbinder en procesverantwoordelijke is belangrijk.
De rekenmeesters en verkeerskundigen in je team zorgen dat de inhoud en de details kloppen.
Daan
Vind je het dan niet lastig dat je inhoudelijk weinig verstand van zaken hebt?
Jan
Niet alleen die inhoud is belangrijk. Je moet ook oog hebben voor de kaders, wat drijft iemand, wat is de kennis die we in huis hebben? Experts weten jou alles tot drie cijfers achter de komma te vertellen, maar je moet affiniteit hebben met details om te kunnen controleren waar het om gaat.
In de verkeerskunde is het bijvoorbeeld belangrijk om ook iets te weten over bomen en riolering. Het maakt me niet uit of een rioleringsbuis 60 of 80 cm rond is, maar je moet wel weten dat je boven of naast zo’n buis geen boom kunt plaatsen. Bij dat kennisniveau moet je blijven, niet verder de diepte in gaan.
Ook belangrijk is om te weten wat iemand beweegt. Heb je iemand tegenover je met hart voor bomen? Dan weet je dat diegene het belangrijk vindt dat een boom kan wortelen en genoeg zonlicht krijgt. Zijn dat belangen waar je rekening mee moet houden?
Daan
Dat is herkenbaar. Dat zijn uitdagingen waar je als verkeerskundige niet mee te maken hebt, maar als projectmanager wel. Dan heb je het hele plaatje in beeld, je bent een verbinder met een breed blikveld.
Ik heb bij de gemeente Den Haag gezeten en nu start ik in Amsterdam. Na gesprekken met mijn kenniscoach Rik heb ik deze keuze heel bewust gemaakt.
Ik ga me hier veel meer op projectmanagement richten, echter betreft het hier wel een verkeerskundig project. Het prettige aan het feit dat het een verkeersproject is, is dat ik hier veel affiniteit mee heb.
Heb je nog advies voor me?
Jan
Dat heb ik zeker. Ik snap je keuze voor deze gemeente heel goed. Jouw verkeerskundige kennis is een veilige basis om bij nieuwe opdrachten te starten. Toch wil ik je adviseren om in het vervolg ook eens bij een wat kleinere gemeente te gaan werken. Met zo’n met 70 duizend inwoners bijvoorbeeld. Daar kun je het verschil maken, daar kun je groeien.
Niet alleen is de afstand tot verschillende disciplines wat kleiner en kun je collega’s wat makkelijker aanschieten. Je leert er ook hoe het politieke spel gespeeld wordt en je ontwikkelt daarmee die voelsprieten.
Grotere organisaties zijn complexer. Daardoor moet je vaak een andere route kiezen om toch voor elkaar te krijgen wat je wilt, door het ‘via de lijn’ te spelen bijvoorbeeld. In een kleinere gemeente lukt dat niet altijd. Daar moet je zelf problemen oplossen. Ook een klein project kan een enorme uitdaging zijn.
Met een ‘struggeltje’ op zijn tijd is niets mis. Ik bedoel dan niet dat je problemen moet opzoeken, maar dat je ze ook niet uit de weg moet gaan. Zelf vind ik het pas echt leuk worden zodra je gaat afwijken van standaard. Hoe is dat voor jou?
Daan
Daar ben ik het helemaal mee eens. Ik ben niet bang om tegen heilige huisjes te schoppen, me kritisch op te stellen en te fungeren als breekijzer. Ik geloof ook echt dat een projectmanager assertief moet zijn en initiatief moet durven nemen. Maar een leerpunt voor mij is dat ik soms wat subtieler en politiek sensitiever mag zijn.
Wat zijn volgens jou belangrijke competenties en karaktereigenschappen die je moet hebben als projectmanager?
Jan
Dat assertieve wat jij noemt is essentieel, maar luisteren is net zo belangrijk.
Daan
Tsja, dat krijg ik ook wel eens terug van mijn kenniscoach Rik. Dat ik beter mag luisteren, doorvragen en niet te snel conclusies moet trekken. Heb je nog tips om dat te ontwikkelen?
Jan
Ja, doorvragen is belangrijk. Wat is de vraag achter de vraag, waarom roept iemand zoiets?
Zo nu en dan moet je even iets loslaten, dat helpt vaak. Laat het van je afglijden, maar dat is een eigenschap die met de jaren komt. Het is ook niet verkeerd om zo nu en dan even op de bank te zitten als reservespeler en een ander aan de bal laten.
Maar blijf er wel bij de wedstrijd. Vertrouwen is goed, maar controleren is beter.
Daan
Precies! Je hebt me een hoop tips gegeven waar ik direct mee aan de slag kan en ook wel wat stof tot nadenken. Dank voor dit gesprek Jan!